اگر فرصت مطالعه ندارید! می‌توانید چکیده این مقاله را بصورت پادکست گوش کنید.

ایمنی

احتمال فاش شدن اطلاعات محرمانه و حیاتی شرکت در روند برون سپاری فعالیت هایی چون حقوق و دستمزد، وجود خواهد داشت.
عدم وجود برنامه صحیح در انجام پروژها، وابستگی پروژه به تیم، فرد یا گروهی که کنترلی روی آن‌ها ندارید، مضطرب شدن کارکنان بخاطر ترس از تعدیل نیرو و برون سپاری وظیفه آن‌ها، عدم هماهنگی در سازمان بخاطر تفاوت روش فریلنسرها و تیم‌های گوناگون برای انجام کارها و … همگی می‌توانند از معایب برون سپاری فعالیت‌ها در سازمان‌ها باشند.

همانطور که گفتیم نوع فعالیت‌هایی که می‌توانند برون سپاری شوند به نیازها و اهداف خاص هر کسب‌و‌کار بستگی دارد. در ادامه برخی از فعالیت‌های هر سازمان که قابلیت برون سپاری دارند را نام می‌بریم.
• خدمات مشتری
• حسابداری و دفترداری
• بازاریابی از طریق شبکه‌های اجتماعی
• امور مالیاتی
• حقوق و دستمزد
• مدیریت همایش‌ها
• طراحی وب
• خدمات حقوقی
• تولید محتوا
• ذخیره سازی اطلاعات ( نگهداری سرور)
• و ….

روند برون سپاری

به کارگیری راهبرد برون سپاری. برای یک فعالیت خاص، نیازمند پردازش مواردی از جمله توانایی نسبی انجام فرآیند، میزان رقابتی بودن آن فرآیند و پتانسیل فرصت طلبی در اثر برون سپاری فرآیند می‌باشد. پردازش هر یک از موارد مذکور تعدادی راهبرد منبع‌یابی برای سازمان فراهم می‌کند. رویکرد منبع‌یابی شامل تک منبعی و چند منبعی می‌باشد. تک منبعی به معنای استفاده از یک تامین کننده داراری فناوری خاص، و چند منبعی به معنای استفاده از چند تامین‌کننده و ایجاد رقابت بین آن‌ها در ارائه خدمات بهتر. در قرارداد‌های برون سپاری پیچیده که در سطح سازمان تنظیم می‌شود، دستیابی به سطح کلی توافق مهم است. رعایت اصول کلی قراردادها منجر به صرفه جویی در هزینه تراکنش‌ها – مانند هزینه انجام مذاکرات و توافقات قراردادی، انتخاب و ارزیابی تأمین کننده – و دستیابی به شایستگی رقابتی می‌شود.

برای اجرایی نمودن تصمیم برون سپاری، لازم است تا برخی ساختارها و همچنین فرهنگ آن سازمان تغییراتی را متحمل شوند. وجود یک رابطه دوطرفه برد-برد بین شرکت‌های واگذار کننده و دریافت کننده برون سپاری از عوامل موثر در یک برون سپاری موفق خواهد بود. همچنین مشارکت دو سازمان همراه با تحقیق و توسعه (R&D)، موجب بروز نوآوری‌های علمی، خلق دانش، دسترسی به منابع علمی جدیدتر و همچنین کاهش هزینه‌های داخلی سازمان خواهد شد. از دیگر عوامل موثر بر یک برون سپاری موفق می‌توان به اطمینان از اخلاق حرفه‌ای دریافت کننده و همینطور حفظ و امنیت اطلاعات برون سپاری شده اشاره نمود.

طبق آنچه گفته شد، وجود زیرساختارهای لازم در راستای انتقال فناوری از شرکت واگذار کننده به شرکت دریافت کننده ضروری می‌باشد. علاوه بر آن وجود فرهنگ سازمانی مقبول به طوری که کارکنان سازمان منافع خود و سازمان را در اجرای برون سپاری بدانند و همکاری‌های لازم را داشته باشند بر موفقیت فرآیند برون سپاری تاثیرگذار خواهد بود.

از اصلی ترین تغییرات رخ داده در سازمان، تغییر فرهنگ آن سازمان در زمان برون سپاری فعالیت‌ها می‌باشد. طبق نظریه داروین، لازم نیست برای بقا قوی‌تر یا باهوش‌تر باشیم، بلکه آنانی که می‌توانند خود را با محیط وفق دهند، زنده می‌مانند. می‌توان گفت این تئوری تکاملی داروین که به تکامل همه گونه‌ها اشعار دارد امروزه شامل سازمان‌های تجاری نیز می‌شود. چرا که سازمان‌ها برای بقا مجبور به تطابق با تغییرات محیط هستند. تغییرات محیط همچون تغییرات سریع فناوری و ابداعات و رقابت تهاجمی، تغییرات اساسی در صنایع و بازار، تغییر نیروی کار و پیچیدگی ساختارهای سازمانی، ادغام شرکت‌ها، مالکیت‌ها و انتظارات روزافزون مشتریان.

فرآیند تغییرات فرهنگ سازمانی

تغییرات فرهنگ هر سازمان را از ابتدای تصمیمی‌گیری برای برون سپاری فعالیت‌ها میتوان در قالب 11 گام اصلی شرح داد.

گام 1: درک محیط و نیروهای دیگر تاثیر‌گذار در استراتژی‌های آینده
گام2: شناسائی و تعیین ارزش‌های بنیانی شرکت
گام3: ایجاد دیدگاه مشارکتی از تعییرات شرکت
گام4: ارزیابی فرهنگ موجود و تعیین عناصری از فرهنگ که نیاز به تغییر آن است
گام5: تعیین تغییرات لازم برای کم کردن فاصله بین دو استراتژی
گام6: تعیین مدیران ارشد در هدایت تغییر فرهنگ
گام7: استقرار برنامه هدف
گام8: برقراری ارتباط و ایجاد انگیزه در میان تمامی ذینفعان
گام9: شناسائی موانع و منابع مقاومت و توسعه استراتژی برای رفع آنان
گام10: نهادینه‌سازی و الگو‌سازی در جهت تقویت تغییر فرهنگ
گام11: ارزیابی از فرهنگ سازمانی و نهادینه کردن یاد گیری و تغییر شکل

باید به خاطر داشت که تغییر یک فرآیند دینامیک بوده و نیاز به بازخورد مستمر و ارزیابی دائم دارد. همچنان که محیط سازمانی تغییر می‌کند فرهنگ بایستی وفق داده شود . راه‌حلی که زمانی در یک سازمان مشکلی را حل کرده است، مطمئنا برا ی همیشه کارساز و موثر نخواهد بود. همزمان با تغییر فرهنگ سازمان به کارگیری و استفاده از ابزار مناسب همانند نرم افزارهای erp و یکپارچه سازی ساختار اداری و مالی سازمان با استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی مناسب تاثیر به‌سزایی در تسهیل انجام امور سازمان دارد.

ملاحظات قابل توجه

روند برون سپاری در سازمان‌ها از پیچیدگی‌های خاصی برخوردار است که مدیران و دستاندرکاران سازمان‌ها باید به خوبی و با دقت تمام جوانب را در نظر بگیرند. برخی ملاحظات در فرآنید قراردادهای برون سپاری از اهمیت بالایی برخودار هستند و توجه به آن‌ها به موفقیت برون سپاری کمک شایانی خواد داشت.
این ملاحظات شامل:

• زمان برون سپاری
• هزینه‌های ایجاد شده
• کیفیت
• تعارضات (آیا طرف مورد برون سپاری، با رقبا نیز قرارداد دارد و آیا نسبت عدم افشای اطلاعات محرمانه اطمینان دارید)
• قابلیت کنترل
• سهولت برقراری ارتباط با طرف مقابل
• روش‌های مدیریت و اندازه گیری
• مهارت‌ها
• منابع
• موقعیت کاری و مکان فعالیت
• مدیریت فرآیند
• تعهدات
• تضمین
• اقدامات قانونی
• فسخ قرارداد
• موارد مالیاتی
• مشاوره قانونی
• و ….

کلام پایانی

در دنیای امروز که سرعت تغییرات و ظهور فناوری‌های جدید افزایش یافته، هر سازمان و شرکتی به دنبال دستیابی به بهترین رتبه از نوع خودش بود و مجبورا با تغییرات هم سو می‌شود. هر سازمانی تلاش می‌کند تا کسب‌و‌کار خود را حول فعالیت‌هایی متمرکز کند که آن‌ها را بهتر می‌شناسد. در نتیجه تا آنجا که ممکن است سایر کارهای خود را به دیگر شرکت‌ها واگذار می‌کنند.

یکی از ابزارهای مفید جهت رسیدن به این هدفُ برون سپاری است. در این مقاله موراد مهم و اصلی که باید در فرآیندهای برون سپاری درنظر گرفته شود را بیان کردیم. برون سپاری با تمام چالش‌های ذکر شده می‌بایست قدرت رقابتی یا بهره‌وری سازمان را افزایش دهد. با درنظر گرفتن مزایا و معایب این امر، بررسی تغییرات لازم جهت برون سپاری و اخد تصمیمات کارآمد و صحیح می‌توانید برون سپاری موفقی در پیش‌رو داشته باشید.