اگر فرصت مطالعه ندارید! میتوانید چکیده این مقاله را بصورت پادکست گوش کنید.
مقدمه
در مقالات پیشین به موضوعات پیمانکاری، تعاریف آنها، انواع پیمانکاری، قراردادهای پیمانکاری و نکات مطرح شده آنها، حسابداری پیمانکاری و سایر مسائل مرتبط به پیمانکاری پرداختیم. اکنون به مساله نظارت بر پیمانکاران میپردازیم.
همانطور که گفته شد پیمانکاری به معنای فعالیت ساخت یک ساختمان (یا نوع دیگری از دارایی ساخته شده) و یا اجرای یک یا بخشی از پروژه (اعم از عمرانی یا غیرعمرانی) مطابق با مجموعهای از الزامات از پیش توافق شده میباشد، صرف نظر از اینکه این الزامات شفاهی باشد یا به صورت قراردادهای رسمی بیان شوند.
شرکتهای پیمانکاری در آیین نامه معاونت راهبردی نهاد ریاست جمهوری به ۱۱ گروه اصلی زیر دسته بندی شدهاند:
- ساختمان
- راه و ترابری
- صنعت و معدن
- تاسیسات و تجهیزات
- کشاورزی
- آب
- مرمت آثار باستانی
- کاوشهای زمینی
- ارتباطات
- نفت و گاز
- نیرو
به عنوان یک کارفرما در هریک از انواع پیمانهای ذکر شده، باید با پیمانکاران جهت حفظ و بهبود پروژههای خود در ارتباط باشید و آنها را مورد نظارت قرار دهید. اما چگونه میتوانید به طور مؤثر بر آنها نظارت کنید و از کیفیت کار، قیمتگذاری منصفانه و تکمیل به موقع اطمینان حاصل کنید؟ در این مقاله چند نکته وجود دارد که به شما کمک میکند روابط خود را با پیمانکاران مدیریت کنید و از خطرات و ریسکهای احتمالی در روند پروژه جلوگیری نمایید. در ادامه به بررسی اصول نظارت بر فعالیت پیمانکاران خواهیم پرداخت.
نکات کلیدی نظارت بر پیمانکاران!
مدیریت پیمانکاران میتواند چالش برانگیز باشد، اما اگر از این اصول اولیه پیروی کنید، لزوما دشوار نخواهد بود. با بیان واضح انتظارات واقعبینانه خود از قبل، نظارت منظم بر پیشرفت، و اطمینان از تکمیل تمام آموزشهای لازم، میتوانید مطمئن باشید که پروژههای شما بدون مشکل و ایمن و با حداقل خطرات احتمالی یا تاخیر، در حال اجرا هستند.
اصول نظارت بر پیمانکاران
اولین قدم این است که پیمانکاران قابل اعتماد و معتبری را انتخاب کنید که بتوانند انتظارات و استانداردهای شما را برآورده کنند. شما میتوانید انتخاب خود را بر اساس بررسیها و رتبه بندیهای صورت گرفته، بررسی تأییدیه مجوزها و بیمه و همچنین مقایسه پیشنهادها و قراردادها به بهترین نحو انجام دهید.
شما همچنین باید به وضوح در مورد محدوده، بودجه و جدول زمانی پروژه ارتباط برقرار کنید و انتظارات واقعبینانه را تعیین نمایید. تیم تولید محتوای نرم افزار حسابداری راز در مقالهای با عنوان اصول و روشهای شناسایی پیمانکاران، نکات قابل توجه و حائز اهمیت در راستای انتخاب صحیح پیمانکاران و همچنین نظارت بر پیمانکاران را برای شما گردآوری نموده که جهت کسب اطلاعات بیشتر میتوانید آن را مطالعه نمایید.
مدیریت پیمانکاران کار آسانی نیست. فرآیند برون سپاری معمولا میزان کنترل بر تولید یا خدمات ارائه شده را کاهش میدهد. در حالی که قراردادها و توافقات را میتوان قبل از شروع کار تنظیم کرد، مشتریان نمیتوانند از برآورده شدن الزامات آنها اطمینان کامل داشته باشند. به همین دلیل است که ما شش اصل مهم جهت مدیریت پیمانکاران را گرد هم آوردیم که در ادامه به توضیح آنها میپردازیم.
1. انتظارات و استانداردها را تعریف نمایید.
قبل از شروع کار با هر پیمانکار یا پیمانکار فرعی و به منظور ایجاد امکان نظارت بر پیمانکاران، باید انتظارات و استانداردهای پروژه را به وضوح تعریف کنید. این شامل محدوده کار، محصولات تحویلی، مهلتها، معیارهای کیفیت، شرایط پرداخت و جریمههای عدم تطابق است. همچنین باید یک برنامه ارتباطی و یک سیستم گزارشدهی ایجاد کنید که مشخص کند چگونه و چه زمانی به روزرسانی ها، بازخوردها و مستندات را از آنها دریافت خواهید کرد. با این کار از سوء تفاهم، اختلاف و تاخیر در آینده جلوگیری میکنید.
2. انجام بازرسی و ممیزی منظم
یکی از موثرترین روشهای نظارت و ارزیابی عملکرد و افزایش کیفیت نظارت بر پیمانکاران و پیمانکاران فرعی و همچنین بهبود کیفت کار آنها، انجام بازرسی و ممیزی منظم در محل است. شما باید پیشرفت، کیفیت، ایمنی و انطباق کار آنها را با استانداردها و ضوابط مورد توافق بررسی کنید. همچنین باید بررسی نمایید که پیمانکاران از مواد، تجهیزات و روشهای تایید شده استفاده میکنند. شما باید یافتهها و مشاهدات خود را مستند کنید و بازخورد و راهنمایی سازنده برای آنها ارائه دهید. در صورت مشاهده هر گونه مشکل یا نقص، باید فوراً آنها را گزارش کرده و اقدامات اصلاحی را درخواست کنید.
3. استفاده از ابزارها و نرمافزارهای دیجیتال (تکنولوژی)
روش دیگر برای نظارت و ارزیابی عملکرد و کیفیت نظارت بر پیمانکاران و پیمانکاران فرعی و همچنین بهبود کیفت کار آنها استفاده از فناوری است، فناوری شامل ابزارها و نرمافزارهای دیجیتال است که میتواند به شما در ردیابی، مدیریت، برقراری ارتباط آنلاین و تجزیه و تحلیل دادهها کمک کند. به عنوان مثال، میتوانید از نرم افزار حسابداری پیمانکاری و مدیریت پروژه برای نظارت بر زمانبندی، بودجه و نقاط عطف پروژه استفاده کنید.
همچنین میتوانید از نرمافزار مدیریت کیفیت برای ثبت، گزارش و رفع مشکلات و عیوب کیفیت استفاده کنید. علاوه بر این میتوانید از پلتفرمهای مبتنی بر ابر برای ذخیره، اشتراکگذاری و دسترسی به اسناد، عکسها و ویدیوهای مرتبط با پروژه استفاده نمایید. با استفاده از این ابزارها میتوانید کارایی، دقت و شفافیت خود را افزایش دهید. تیم نرمافزاری راز سیستم، ابزارهای ذکر شده را جهت بهبود در امر نظارت پیمانکاران تولید و مهیا نموده و با حضور تیم استقرار و پشتیبانی قدرتمند برای شما اطمینان خاطر را فراهم میکند. با انتخاب نرمافزار حسابداری پیمانکاری و مدیریت قراردادها و پروژه راز میتوانید در زمان، هزینه صرفه جویی کرده و کارایی و دقت خود را بهبود بخشید.
4. درخواست بازخورد و بررسی
یکی دیگر از راههای نظارت و ارزیابی عملکرد و کیفیت نظارت بر پیمانکاران و پیمانکاران فرعی و همچنین بهبود کیفت کار آنها، درخواست بازخورد و بررسی از منابع مختلف است. شما میتوانید از مشتریان، همکاران، تامین کنندگان و ذینفعان خود نظرات و میزان رضایت آنها از کار انجام شده توسط پیمانکاران را بپرسید. همچنین میتوانید رتبهبندیها، شهرت، قابلیت اطمینان و حرفهای بودن آنها، بررسیها و توصیفات پیمانکاران را در پلتفرمها یا دایرکتوریهای آنلاین بررسی نمایید. علاوه بر این انجام نظرسنجی یا مصاحبه با آنها میتواند به کسب بینشها و پیشنهادات بیشتر کمک کند.
5. ایجاد روابط
گام بعدی ایجاد روابط بلندمدت با پیمانکاران و فروشندگانی است که کار و ارزش عالی ارائه میدهند. شما باید قدردانی، به رسمیت شناختن و احترام به عملکرد پیمانکاران را نشان دهید و با آنها به عنوان شریک رفتار کنید. بطور کلی باید ارتباط منظمی با ایشان داشته باشید، آنها را در مورد نیازها و انتظارات خود به روز کنید، و ارجاعات و توصیهها را ارائه دهید. با ایجاد اعتماد و وفاداری، میتوانید معاملات بهتر، خدمات سریعتر و کیفیت بالاتر را تضمین کنید.
6. آموزش کارکنان
مرحله نهایی این است که کارکنان خود را در مورد نحوه نظارت بر پیمانکاران به صورت موثر و مداوم آموزش دهید. شما باید دستورالعملها، خطمشیها و رویههای روشنی در مورد نحوه انتخاب، بازرسی، ارزیابی و پرداخت به پیمانکاران ارائه دهید و آنها را برای تصمیمگیری، حل مشکلات و مذاکره در مورد شرایط توانمند کنید.
کلام پایانی
مدیریت پیمانکاران میتواند چالش برانگیز باشد، اما اگر از این اصول اولیه پیروی کنید، لزوما دشوار نخواهد بود. با بیان واضح انتظارات واقعبینانه خود از قبل، نظارت منظم بر پیشرفت، و اطمینان از تکمیل تمام آموزشهای لازم، میتوانید مطمئن باشید که پروژههای شما بدون مشکل و ایمن و با حداقل خطرات احتمالی یا تاخیر، در حال اجرا هستند. بخاطر داشته باشید که در صورت مواجه با مشکل، میتوانید به راحتی به صورت حرفهای ارتباط برقرار کنید و مشکل پیش آمده را مدیریت و برطرف نمایید. پیروی از این قوانین ساده راه درازی را در جهت کارآمد نگه داشتن کسبوکار شما و حفظ محیط کار امن برای همه افراد درگیر ایجاد خواهد کرد.
ما در تیم تحریریه راز سیستم تلاش میکنیم مجموعهای از مقالات آموزشی و تحلیلی به همراه پادکستهایی جذاب و پر محتوا به شما ارائه دهیم. مقالاتی که به بررسی روندها، تغییرات قوانین مالیاتی، بهترین روشهای مدیریت مالی، راهکارهای بهبود حسابداری و موضوعات مرتبط میپردازند.