مقدمه

بخش ساخت‌و‌ساز به عنوان یکی از بزرگترین و مهم‌ترین بخش‌ها در بسیاری از کشورهای جهان محسوب می‌شود. این مقاله با هدف تعیین مهم ترین شاخص‌های عملکرد برای ارزیابی عملکرد پیمانکاران و شرکت‌های پیمانکاری از دیدگاه مالکان، کارفرمایان و مشاوران انجام شده است.

به دلیل ادراکات مختلف، مفهوم موفقیت در پروژه‌های عمرانی و غیرعمرانی مبهم است. دو تعریف نزدیک‌تر برای موفقیت در نظر گرفته می‌شود. اولی تحقق نتایج مورد نظر می‌باشد در حالی که دومی به تحقق نتایج مثبت اشاره دارد. Abiodun، Segbenu و Oluseye نویسندگان سرشناس مجله اقتصاد مدیریت دانش فناوری اطلاعات، بیان کرده‌اند که مثلث آهنین برای مدیریت پروژه بر اصالت رابطه بین زمانبندی، کیفیت و هزینه تأکید دارد. بنابراین کیفیت، زمان و هزینه از جمله شاخص‌های اولیه موفقیت برای پروژه‌های ساختمانی هستند.

در بخش مدیریت یک پروژه، دو جزء حیاتی وجود دارد: اولین یا اصلی‌ترین آن، مدیران تسهیلات و امکانات و دیگری پیمانکاران و ارائه دهندگان خدمات هستند که بدون آن‌ها نگهداری تاسیسات و تعمیر و نگهداری دارایی‌ها امکان پذیر نیست. مدیران برای برآوردن نیازهای خدماتی خود به پیمانکاران متکی هستند اما نباید فراموش کرد که پیامدهای عملکرد نامناسب یا ناکافی پیمانکار می‌تواند تأثیر مخربی بر عملیات مدیریت داشته باشد. بنابراین باید روش‌ها و معیارهایی برای ارزیابی و تعیین کارکرد پیمانکاران در نظر گرفت که به آن KPI یا شاخص عملکرد کلیدی گفته می‌شود.

شاخص کلیدی عملکرد Key Performance Indicator

علاوه بر فرآیند پیمانکاری، همه کسب‌وکارها، از یک سوپر مارکت نوپا گرفته تا شرکت‌های تجارت الکترونیک میلیارد دلاری، موظفند پیشرفت خود را ردیابی کنند تا دریابند کدام بخش به طور صحیح در حال فعالیت است و کدام بخش با ضعف عملکردی مواجه گردیده است. اینجاست که شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI وارد می‌شوند. هنگامی که اهداف استراتژیک خود را مشخص کردید، استفاده از KPI برای اندازه‌گیری منظم آن اهداف به شما این امکان را می‌دهد که آگاهانه تصمیم بگیرید و نتایج خود را بهبود ببخشید.

به عنوان مثال، ضامن‌ها از KPI‌ها در ارزیابی‌های شرکت خود و به عنوان شاخص توانایی پیمانکار در انجام تعهداتش استفاده می‌کنند. بانک‌ها از KPI برای اعطای خطوط اعتباری یا سایر وام‌های بزرگتر استفاده می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که شرکت می‌تواند وجوه وام داده شده را بازپرداخت کند یا خیر. به این ترتیب، برای شرکت‌های ساختمانی ضروری است که KPI خود را به طور منظم، حداقل ماهانه، بررسی کنند تا نشانه‌هایی از مشکلات یا ضعف‌ها را قبل از تماس ضامن یا بانک پیدا کنند.

وقتی صحبت از شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI در ساخت‌و‌ساز می‌شود، پیمانکاران باید بر معیارهایی تمرکز کنند که ثبات مالی، عملکرد، کارایی و اثربخشی پروژه هایشان را ارزیابی می‌کند. این شاخص‌ها بینش‌هایی را در مورد جنبه‌های مختلف عملکرد مالی ارائه می‌دهند و به تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و نظارت کمک می‌کنند. در نتیجه شاخص‌های عملکرد می‌بایست ویژگی‌هایی داشته باشند که در ادامه به اختصار توضیح خواهیم داد.

اکنون که با مفهوم شاخص عملکرد کلیدی آشنا شدیم، برای حصول اطمینان از نحوه کارکرد صحیح پیمانکاران استخدام شده، لازم است که مرتباً عملکرد آن‌ها را به صورت کمی نظارت و بررسی کنید. بررسی عملکرد مبتنی بر داده به شما کمک می‌کند تا شاهد کاهش هزینه، انطباق بیشتر، بهره‌وری بهتر، استخدام استراتژیک پیمانکاران و مشاهده داده‌های صحیح باشید. هنگام انجام بررسی عملکرد، مطمئن شوید که معیارهای عملی مناسب را در نظر گرفته‌اید چرا که در اطلاع‌رسانی و بهینه‌سازی استراتژی مدیریت پیمانکار شما مفید خواهند بود.

کنترل مستمر این شاخصه‌ها نیاز به یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری دارد که توانایی پوشش کامل تمامی زوایای کار پیمانکاری را دارا باشد بنابراین ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری پیمانکاری برای کنترل دقیق فرآیندهای این کار امری حیاتی محسوب می‌شود.

تیم تولید محتوا نرم افزار حسابداری راز در راستای بررسی و ارزیابی عملکرد پیمانکاران، چند معیار مهم را برای شما عزیزان گردآوری نموده که در ادامه به مرور آن‌ها می‌پردازیم.

1. مطابقت زمان ورود به سیستم

زمانی که پیمانکاران برای انجام کار به پروژه شما می‌رسند را در نظر بگیرید. ردیابی این موضوع که آیا پیمانکاران طبق زمانی را که در پیمان قید نموده‌اید وارد پروژه می‌شوند یا خیر، با(Service Level Agreement) SLA مطابقت دارند یا خیر، حائز اهمیت است. معیارهای ورود همچنین می‌تواند به شما در ارزیابی کارایی پیمانکاران و پایبندی به فرآیندهای مورد نظر شما کمک کند.

2. زمان پاسخگویی

ردیابی کنید که بین تیم شما که یک سفارش کاری را ایجاد می‌کنند و پیمانکارانی که برای رسیدگی به مشکلات وارد می‌شوند چقدر زمان می‌گذرد. این معیار به شما بینشی در مورد پاسخگویی به موقع پیمانکاران می‌دهد. سپس می توانید پیمانکارانی را که بیشتر پاسخگو هستند و امکانات شما را در اولویت قرار می‌دهند، اولویت بندی کنید.

3. درصد تکمیل سفارش کار

محاسبه درصد سفارشات کاری برنامه‌ریزی شده که پیمانکاران تکمیل می‌کنند بینشی در مورد قابلیت اطمینان و قابل اعتماد بودن پیمانکار می‌دهد. اگر درصد تکمیل سفارش کاری بالایی داشته باشند، به احتمال زیاد در آینده دوباره با آن‌ها همکاری خواهید داشت.

4. درصد تکمیل برای اولین بار

درصد دقت اولین خدمات دریافت شده را محاسبه کنید. به عبارت دیگر، بررسی نمایید که آیا هر چند وقت یک‌بار سفارش‌های کاری در اولین باری که پیمانکار به آن‌ها رسیدگی می‌کند، حل می‌شود یا خیر! پرداختن به مسائل تعمیر و نگهداری بیش از یک بار باعث افزایش هزینه و کاهش بهره وری می‌شود، بنابراین این معیار به شما کمک می‌کند پیمانکارانی را شناسایی کنید که میزان دقت (resolution) برای بار اول را دارند.

5. KPIهای مبتنی بر مکان

اگر چندین مکان را مدیریت می کنید، بسیار مهم است که عملکرد پیمانکار را برای هر مکان جداگانه اندازه‌گیری کنید، زیرا آن‌ها به احتمال زیاد از پیمانکاران مختلفی استفاده می‌کنند و اعداد عملکرد منحصر به فردی خواهند داشت. هزینه‌ها، انطباق با SLA (Service Level Agreement)، تکمیل سفارش‌های کاری، زمان‌های وضوح و موارد دیگر را برای هر مکان دنبال کنید تا بهترین مکان‌ها را شناسایی کنید. سپس استراتژی‌هایی را از مکان‌هایی که بهترین عملکرد را دارند برای مکان‌هایی که عقب هستند اعمال نمایید.

بررسی عملکرد بهترین شیوه‌ها

هنگام جمع‌آوری داده‌های پیمانکار در گزارش‌های بررسی عملکرد آنها، تعدادی از بهترین روش‌ها وجود دارد که باید برای اطمینان از عملی و دقیق بودن بررسی‌های شما، آن‌ها را در نظر بگیرید.
اول اینکه به روندهای کاری توجه کنید.
در حالی که بررسی جزئیات سفارش‌های کاری می‌تواند روشنگر باشد، همچنین مهم است که دیدگاه خود را گسترش دهید و به عملکرد بلندمدت نگاه کنید تا بتوانید روندها را با دید بازتر ببینید. شاید متوجه شوید که یکی از پیمانکاران دارای الگوی ورود دیرهنگام است، یا اینکه یک مکان خاص بیشتر از میانگین هزینه کرده است. شناسایی این نوع گرایش‌ها می‌تواند به شما بگوید که برای بهبود فرآیندهای سراسری باید روی چه چیزی تمرکز کنید.

و دوم اینکه از یک راه حل (راهکار) نرم‌ افزاری استفاده کنید.
راه حل‌های تخصصی نرم‌ افزارهای تخصصی پیمانکاران می‌توانند فرآیندهای بررسی عملکرد را با ذخیره و تجزیه و تحلیل داده‌های پیمانکاران ساده‌تر کنند. همچنین می‌تواند از این نرم افزار ها برای ادغام SLAها، تنظیم KPIهای دقیق و پیگیری پیشرفت در رسیدن به اهداف استفاده کنید. نرم افزار حسابداری پیمانکاران می‌تواند، شامل داشبوردهای گزارش‌دهی قوی و قابل تنظیم باشد که یک دیدگاه عملی کامل و وسیع را در اختیار شما قرار می‌دهد.

کلام پایانی

بررسی عملکرد نه تنها برای مدیران کارساز بوده، بلکه ابزار مفیدی برای پیمانکاران نیز می‌باشد. پیمانکاران می‌خواهند بهترین خدمات ممکن را ارائه دهند، زیرا این گونه است که کسب‌و‌کار را برنده و حفظ می‌کنند. بررسی‌های دقیق عملکرد به پیمانکاران اجازه می‌دهد بدانند چه کاری را به خوبی انجام می‌دهند و همچنین چگونه و کجا می‌توانند با استفاده از داده‌های کمی، کار خود را بهبود ببخشند. راه‌حل‌های نرم‌افزار بررسی تخصصی پیمانکاران روشی بسیار کارآمد برای ارائه بازخورد و گزارشات صحیح است. با کمک متقابل پیمانکاران و کارفرمایان، هر دو برنده خواهند بود.

در پایان به مالکان و مشاوران توصیه می‌شود برای اطمینان از اتمام پروژه با کیفیت مورد نیاز، در مدت قرارداد و طبق بودجه تخصیص یافته به پروژه، با تعریف ضوابط کنترل کیفی، پیمانکاران مناسب را با رعایت ضوابط مالی و فنی انتخاب کنند. کلیه اقدامات لازم جهت این امر شامل ایجاد چشم‌انداز روشن برای مکانیسم انتخاب تیم و تکنسین‌های پروژه، تامین بودجه کافی برای پروژه در تمامی مراحل آن، تعیین درصد کافی از تخصیص پروژه برای شرایط اضطراری و غیرقابل پیش‌بینی و با در نظر گرفتن شرایط حاکم از نظر محاصره، نابسامانی‌ها و نوسانات سیاسی می‌باشد.